"5년 치 프로젝트 자료, 5분 만에 정리 끝!" A사 김무늬 매니저의 Copilot 기반 에이전트 활용 스토리

*이 글은 무늬랩스의 <Microsoft 365 Copilot & Agent 변화관리 컨설팅>의 실제 수행사례를 기반으로 작성하였습니다.

"이 많은 파일, 언제 다 열어보고 파악하지?"

산더미처럼 쌓인 인수인계 폴더 앞에서 한숨 쉬어 본 경험, 다들 있으시죠?

M365 Copilot 챔피언 프로그램에 참여하며, '업무 속도 6배 향상'이라는 놀라운 결과를 만든 주인공!

A사 프로젝트 기획 업무를 담당하는 김무늬 매니저님의 솔직담백한 이야기를 들어봤습니다.

Stage 1 만남

새 프로젝트 시작 전, '파일 산더미'에 갇히던 나

안녕하세요. 저희 팀은 작업 공정 프로세스 혁신을 위해 끊임없이 신기술을 검토하고 프로젝트를 기획해요.

그 과정에서 가장 힘든 건 바로 '과거 자료 파악'이었어요. 새로운 프로젝트를 기획하려면 수년 치의 과거

프로젝트 자료를 뒤져야 하는데, 파일명만 봐선 내용을 모르겠고, 엑셀 열였다가, PPT 열었다가... 정작

중요한 기획은 시작도 못했는데 진이 빠지곤 했죠.

그렇게 혼자 씨름하다가, 'M365 Copilot 챔피언 프로그램 참가자 모집'이라는 사내 공지문을 보게

되었습니다. ˹AI비서 Copilot을 활용해 업무 생산성을 올리고 싶은 구성원 누구나˼라는 안내에 이거다!

싶었어요. 그렇게 저만의 업무 필살기를 찾는 6주간의 여정을 시작하게 되었습니다.

Stage 2 도전

6주간의 Copilot 활용 역량 빌드업

챔피언 프로그램은 저의 고민을 듣는 것에서부터 출발해, 제 업무를 위한 시나리오 도출까지 밀착형으로

진행되었습니다. IT지원팀의 전폭적인 지원과 전문 컨설턴트의 코칭을 받으면서 진행하니, 맞춤형 1:1

트레이닝을 받는 것 같았어요.

Stage 3 검증

Copilot 비서, 없었으면 어쩔 뻔? (feat. 지식 에이전트 & 리서치 도구)

6주 간의 여정을 지나오면서 보니, Copilot은 어느새 제 업무에서 빠지면 안 되는 소중한 팀원이 되었어요. 특히 인수인계 자료 히스토리 파악, 업체 사전 조사처럼 업무 시작 전에 꼭 필요하지만 가장 시간이 많이

걸리는 일들을 맡겨보면서 확신이 들었어요. 제가 발견한 Copilot 활용 팁을 여러분께만 살짝 공개해 볼게요!

# 1. [지식 에이전트] 파일명만으론 알 수 없던 인수인계 자료, 열지 않고 한눈에 파악하기

예전에는 인수인계 받은 많은 파일을 일일이 열어 내용 확인하느라 정말 시간이 많이 걸렸거든요. 하지만

이제는 지식 에이전트를 활용해서 파일 내용을 미리 확인하니 업무 시간이 상당히 단축되었어요. 저는 쉐어포인트(SharePoint)에서 인수인계 받은 파일들을 선택한 후, '이 파일 요약' 기능을 실행했습니다.

전체적인 파일 내용 중 핵심 내용만 확인할 수 있어 업무의 출발선 자체가 완전히 달라졌어요.

# 2. [리서치 도구] 복잡하게 얽힌 프로젝트 히스토리, 리서치 도구로 한 번에 정리

과거에 중단되거나 지연된 프로젝트를 다시 추진할 때, 결과도 중요하지만 의사결정의 과정과 히스토리를 정확히 파악하는 것도 무엇보다 중요하죠. 왜 이 방향이 선택됐는지, 어떤 이슈가 있었는지를 모르면 같은 시행착오를 반복할 수밖에 없거든요.

저는 이 때 리서치 도구를 활용해보았어요. 리서치 도구는 흩어진 회의록·보고서·검토 자료를 바탕으로

프로젝트의 주요 단계와 진행 내용을 시간순으로 정리한 히스토리 타임라인을 만들어 주거든요.

저는 이렇게 요청해 보았어요. 👇

그러면 결과를 아래👇처럼 뚝딱 만들어줘요. 덕분에 과거의 맥락을 놓치지 않고 신규 프로젝트를 순조롭게 이어갈 수 있게 되었습니다.

# 3. [리서치 도구] 일일이 검색하던 협력사 조사, 비교 분석 표로 바로 완성

프로젝트 추진을 위한 협력업체 조사는 정말 번거로운 일이었어요. 업체 리스트를 작성하고 업종, 매출,

기술 역량 등을 하나하나 검색해야 했고, 특히 평판이나 리스크 같은 세부 정보는 별도로 추가 확인이

필요했죠. 이제는 리서치 도구로 내외부 정보를 종합적으로 조사할 수 있게 되었습니다.

이 한 줄의 프롬프트로 여러 업체의 핵심 정보를 일목요연한 비교 표로 얻을 수 있게 되면서, 리서치 속도가

비약적으로 향상되었죠.

Stage 4 도약과 결실

챔피언 활동이 가져온 업무 혁신, 3시간 걸리던 작업이 30분 컷

이 모든 과정을, 제가 일일이 파일을 열어서 확인하고 검색했다면 족히 3시간은 걸렸을 일이에요. 그런데 Copilot은 제 저장소에 있는 5년치 파일들을 신속하게 검토하고, 5분도 안 되어서 정리해 주더라고요.

결과적으로 3시간 걸리던 작업시간을 30분으로 줄였습니다. 솔직히 이 정도까지 기대한 건 아니었기에

결과가 더 놀랍게 다가왔어요.

6주간의 챔피언 활동을 통해 얻은 건 시간 단축 뿐만이 아니였어요. 가장 큰 변화는 마음의 '여유'와

'집중'입니다. 예전엔 인수인계 자료를 받으면 "이걸 언제 다 봐..." 하고 가슴이 답답했는데,

이젠 "일단 Copilot으로 정리하고 핵심에서 바로 출발하자!"는 생각 덕에 부담이 확 줄었어요.

진짜 업무인 '기획'과 '의사결정'에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있게 된거죠.

여러분도 복잡한 과거 자료 파악이나 시장 조사가 필요할 때, 혼자 끙끙대지 말고 Copilot에게 요청해

보세요. 챔피언 프로그램으로 검증한 이 방법, 여러분도 바로 쓰실 수 있습니다! 😉

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[Editor's Note]

해당 사례는 Copilot의 지식 에이전트와 리서치 도구 기능을 활용해, 흩어진 내부 데이터를 '자산'으로 바꾼

Best Practice입니다. 6주간의 치열한 고민과 검증 끝에 탄생한 이 노하우, 지금 바로 Copilot으로 활용해 보세요!

Microsoft 365 Copilot 도입을 고민하고 계시거나 Copilot 도입 후 변화관리 프로그램에 대해 더 알고

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