[변화관리 성공사례 1편] S사, Microsoft 365(Teams)로 일하는 방식을 혁신하다

MUNI LABS 무늬랩스
8월 5일
3분 분량

최종 수정일: 8월 5일

[1편] S사, Microsoft 365(Teams)로 일하는 방식을 혁신하다

기존 일하는 방식의 불편함, 그리고 변화의 시작
변화에 대한 근본적인 접근 방식, 기술이 아닌 '사람'에 집중하다
실제 업무에서 체감하는 혁신, Use Case
단계별 작은 성공이 큰 변화를 만들어 가다

[2편] S사, Microsoft 365(Teams)로 일하는 방식을 혁신하다 (바로가기 클릭)

성공의 핵심, 변화관리 리더십과 파워 유저 그룹의 유기적 협력
숫자와 이야기로 보는 변화의 성과
지속가능한 변화를 위한 2단계 로드맵
무늬랩스가 제안하는 성공적 디지털 변화관리의 핵심
함께 만들어가는 디지털 혁신의 미래

*이 글은 무늬랩스의 <Microsoft 365 변화관리 컨설팅>의 수행사례를 기반으로 작성하였습니다.

"Teams가 우리 업무의 중심이 된 건 정말 놀라워요.

이제 Teams 사용 이전으로는 돌아갈 수 없을 것 같아요!"

무늬랩스와 함께 Teams 도입과 변화관리를 경험한 구성원이 전한 실제 후기입니다.

불과 4개월 전만 해도 Teams를 거의 사용하지 않았던 S사, 대체 무슨 일이 있었던 걸까요?

기존 일하는 방식의 불편함, 그리고 변화의 시작

오랫 동안 써온 협업 툴과 그룹웨어에 대한 구성원들의 불편함은 임계점에 다다르고 있었습니다.

메일함은 수시로 꽉 차고, 파일은 어디에 있는지 찾기 어렵고, 협업 툴이 통일되지 않고 분산되어 있다 보니,

같은 내용을 메일과 메신저, 전화로 반복 전달해야 하는 상황이 일상이 되어버린 겁니다. S사는 이 비효율이 단지 '습관'의 문제가 아니라, 더 이상 변화된 일하는 방식을 기존 시스템이 따라가지 못하고 있는 구조적 한계임을 직감했습니다.

그래서 선택한 것이 업무 소통과 자료 공유 등을 실시간으로 할 수 있는 Microsoft 365였죠. 하지만 막상

도입하려고 보니, '무엇부터 어떻게 써야 하는지, 기존 방식과는 어떻게 달라져야 하는지'에 대한 명확한

가이드가 없다는 막연함이 앞섰습니다. 툴의 대략적인 기능들은 알고 있지만, '이걸 내 일에 어떻게 적용하지?', '우리 팀에는 어떤 방식이 맞을까?'하는 실질적 고민은 해결되지 않은 채 남아 있었습니다.

그래서 S사는 무늬랩스와 함께, 단순한 도구의 활용법을 넘어, 일하는 방식 그 자체를 다시 설계하기 위한 변화관리 여정을 시작하게 됩니다. 단순히 기술을 넘어 '일하는 사람'을 중심에 둔 변화, 그 진짜 항해가 시작되는 순간이었습니다.

변화에 대한 근본적인 접근 방식, 기술이 아닌 '사람'에 집중하다

무늬랩스와 S사가 함께 설계한 변화관리 프로젝트는 기존의 IT 솔루션 도입과는 근본적으로 달랐습니다.

먼저 Teams의 기능을 나열하고 설명하는 대신, 구성원들이 실제로 경험하고 있는 업무상의 어려움과 불편함에서 출발했습니다.

먼저, 현황 진단을 위해, '지금 이 조직은 어떤 일하는 문화를 갖고 있는가?'에 집중했습니다. 초기 그룹 인터뷰와 워크샵을 통해, 전사 대표 직군/직무의 구성원들과 만나며 실제 Pain Point와 일하는 방식 속에서 생기는 구조적 불편들을 하나하나 발굴했습니다.

이런 현실 진단을 통해 무늬랩스는 실제 구성원의 업무 활용 상황을 담은 Use Case를 개발하여 변화에

대한 방향을 제시했습니다. 이는 단순한 기능 설명이 아닌, 실제 구성원이 매일 마주하는 구체적인 업무

장면에서 출발한 의미있는 변화의 이야기였습니다.

실제 업무에서 체감하는 혁신, Use Case

S사 구성원들의 변화 스토리는, 단지 글과 텍스트로 정리된 매뉴얼이 아니라, 각 업무 단계별

Microsoft 365를 활용하는 구성원의 실제 여정을 담은 영상으로 제작되었습니다. 이를 통해 구성원들은 보다 쉽고 직관적으로 변화와 혁신을 체감할 수 있었습니다.

지역 지사의 B파트너는 Use Case를 확인한 후 "현장 이슈를 실시간 공유하고, 회의 정리도 녹화본이 있어 따로 정리할 필요가 없어지니 업무에 속도가 붙을 것 같다"고 말했고, 1인 센터에 근무하는 K파트너는

"화상회의로 본사 지원을 바로 받을 수 있다면, 소속감과 업무 효율이 모두 오를 수 있을 것" 이라고

전했습니다. 그 외에도 지역 센터들에게서 자료를 전달받아 본사로 전달하는 업무를 하는 C파트너는

"빈번한 이메일 자료 취합과 수정 요청이 사라져 앞으로 훨씬 편해질 것 같다"고 소감을 말했습니다.

단계별 작은 성공이 큰 변화를 만들어가다

1) 맞춤형 학습 경험 설계

구성원의 변화 방향을 담은 Use Case 개발 외에도, 무늬랩스는 구성원의 니즈를 반영하여 맞춤형 학습

경험을 제시하였습니다.

단순한 일회성 교육이 아닌, 기본, 심화, 응용 3단계에 걸친 체계적인 학습 여정을 설계하였고, 단순 기능

교육을 넘어 구성원이 자주 접하는 업무 상황을 반영한 교육 커리큘럼을 제시하였습니다.

이러한 체계적 교육을 통해 S사 구성원들은 앞으로 사용할 업무 혁신 플랫폼에 대한 기본적이면서도 필수적인 지식을 채워 나갔습니다. 뿐만 아니라 일정 관리 및 온라인 회의, 팀/채널 운영과 업무 소통, 공동작업 기능 등을 익혀 실제 일하는 방식을 주도적으로 바꾸어 나갈 수 있는 단단한 내공을 쌓아 나갔습니다.

2) 재미있는 참여와 실제 적용

뿐만 아니라, 구성원들이 보다 쉽고 흥미있게 Teams를 접해볼 수 있도록, Teams 활용 멘토링, 게임과

경진대회 형식의 다양한 참여 이벤트를 개최하였습니다. 이를 통해 업무의 특성을 반영한 창의적인 혁신

아이디어들이 공유되었고, 타 구성원들도 활용해 볼만한 다양한 모범사례들도 확산되었습니다.

(2편에서 이어집니다. '2편 바로가기' 클릭)

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